Stan systemów informatycznych w aparacie skarbowym nie odbiega od przeciętnej w administracji publicznej. Tymczasem doświadczenie innych krajów dowodzi, że informatyzacja tej sfery powoduje zwiększenie wpływów budżetowych o 1-5%.

Ministerstwo Finansów jest jedną z kluczowych instytucji publicznych, a jego sprawne działanie ma znaczenie krytyczne dla państwa. Dlatego Ministerstwo powinno być sztandarowym przykładem efektywności, zarówno na poziomie organizacyjnym, jak i na poziomie wspierania jego działania technologiami informatycznymi. Niestety tak nie jest, a powody są dość typowe dla administracji publicznej. Zanim wskażemy konkretne kierunki, w jakich powinien podążać proces informatyzacji MF, przypomnijmy dwie podstawowe zasady, jakie powinny obowiązywać w informatyzacji instytucji publicznych:

Informatyzacja nie powinna być celem samym w sobie, lecz procesem ściśle podporządkowanym strategii instytucjonalnej danej organizacji. Jeżeli, dla przykładu, strategią konkretnego banku jest zdobycie rynku klientów indywidualnych, to naturalnym kierunkiem informatyzacji dla tego banku będzie ułatwienie tego typu klientom korzystania z jego usług. W tym celu informatyzacja obejmie takie działania, jak umożliwienie załatwiania większości spraw bez fizycznego kontaktu z bankiem, czy odmiejscowienie rachunku dzięki odpowiedniej architekturze systemu informatycznego.

Informatyzacja nie oznacza odwzorowania w technologiach komputerowych tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów, czy sposobu działania instytucji. Informatyzacja daje rzeczywiste korzyści tylko wtedy, gdy procesy instytucjonalne są tak przeprojektowane, aby maksymalnie wykorzystać możliwości dostarczane przez technologię IT. Wracając do przykładu bankowego, ograniczony byłby sens informatyzowania tradycyjnej struktury, gdzie każdy oddział był niezależnym bytem księgowym. Dzięki centralizacji przetwarzania danych i wydajnej sieci natychmiastowej łączności możliwe jest skoncentrowanie działań księgowych w centrali, z jednoczesnym wykorzystaniem oddziału jako wysuniętego kanału dostępu do klienta, na równi z całkowicie poza-oddziałowym kanałem internetowym. Oznacza to przede wszystkim zmianę modelu działania, co jednak nie byłoby możliwe bez technologii informatycznych.

Stan obecny IT w Ministerstwie Finansów

Stan aktualny wygląda jak się wydaje następująco:

■ Ministerstwo nie ma czytelnej strategii własnej, a jego organizacja – jak w większości instytucji publicznych – nie ma charakteru zadaniowego; oznacza to, że zasadnicze cele Ministerstwa (generowanie przychodów do budżetu) nie są w jasny sposób mapowane na konkretne zadania struktur organizacyjnych, ani na kształt konkretnych procesów biznesowych; stąd też trudności w określaniu, jak systemy informatyczne powinny działać, aby wspierać te procesy;
■ wydaje się, że poszczególne przedsięwzięcia informatyzacyjne mają charakter interwencyjno – naprawczy, nie zmierzając w stronę realizacji jakiejś docelowej wizji działania IT;
■ krytycznym systemem Ministerstwa, odpowiedzialnym za większość przychodów Państwa, jest POLTAX, system tworzony od 14 lat siłami własnymi Ministerstwa; system jest sprawdzony i stabilny, lecz bliski już śmierci technicznej. System jest zdecentralizowany, działając w ponad 400 niezależnych lokalizacjach nie daje praktycznej możliwości skonsolidowania danych na poziomie centralnym, z oczywistymi konsekwencjami w postaci nieszczelności systemu podatkowego i braku całościowej informacji;
■ systemy celne nie są zintegrowane z systemami podatkowymi;
■ nie widać zarysów spójnego programu zmierzającego do realizacji nowego systemu podatkowego, który miałby wspierać docelową organizację administracji podatkowej.

Rekomendowane działania

Priorytety informatyzacji powinny być zdefiniowane jak się wydaje następująco:

Priorytet I:

Zbudowanie strategii informatyzacji Ministerstwa wynikającej z jego strategii instytucjonalnej oraz z docelowej organizacji pracy służb skarbowych i celnych.

Priorytet II:

Przebudowa systemów informatycznych, w celu ich konsolidacji i integracji, spójna ze strategią informatyzacji i zgodna z planowanym kształtem kluczowych procesów biznesowych, w oparciu o nowoczesną informatyczną architekturę korporacyjną umożliwiająca uporządkowane działania modernizacyjne.

Priorytet III:

Budowa nowego zintegrowanego systemu podatkowego i celnego w kształcie zgodnym ze strategią IT.

Efekty

Procesy kompleksowej informatyzacji służb skarbowych przeprowadzało wiele krajów europejskich i stanów USA. Ich doświadczenia wskazują na następujące korzyści:

■ zwiększenie przychodów budżetowych od 1 do 5%, po przyjęciu uśrednionego wskaźnika 3%, w realiach polskiego budżetu otrzymujemy 6-7 mld zł rocznie, co przy szacowanych kosztach 400 mln zł zapewnia niezwykle szybki zwrot z inwestycji
■ możliwość uzyskiwania aktualnych i kompletnych informacji do celów decyzyjnych
■ uzyskanie elastycznej architektury informatycznej umożliwiającej zmiany sposobu działania instytucji w przyszłości.